Après des centaines de sites web réalisés, nous avons repensé l’organisation de la gestion des projets web afin de l’optimiser au maximum.
#01 - Le rendez-vous client.
Avant la rencontre, faire un peu connaissance !
Le chef de projet de l’agence web envoie au prospect un recueil d’informations à retourner avant le premier rendez-vous.
Il contient : la présentation de la société, la demande, les objectifs, la cible ? Ce qui est important pour ce projet, ce que la société attend du prestataire ...
Ce document sert au prospect autant qu’à l’agence de com. Il a été créé afin de ne faire aucun oubli.
Ainsi chacun est d’ors et déjà prêt pour une réunion optimale.
Suite à cette première rencontre, un premier devis approximatif est effectué.
#02 - L’envoi des éléments existants.
Si le client possède déjà une charte graphique ou des éléments concernant le dossier en cours, il est primordial qu’il les envoie au plus tôt. Une grande partie de la réflexion de l’agence de communication est basée sur l’image que possède le client. Par exemple : des propositions trop fantaisistes ne seront pas judicieuses pour une société très institutionnelle et souhaitant le rester !
#03 - Le cahier des charges.
Souvent sous-estimé, il est pourtant la base de tout projet. Sans un cahier des charges solide, il y a de fortes chances que le projet soit branlant, et génère une énorme perte de temps pour le client comme pour l’agence de com.
Rédiger un cahier des charges peut être long, mais il fera gagner un temps considérable par la suite, puisque tout doit y être consigné (la demande, les solutions retenues, les fonctionnalités techniques, l’arborescence, etc...).
Fini des questions à tout va, et l’attente des réponses! D’autant plus si le projet implique plusieurs intervenants.
Suite à la rédaction de ce cahier des charges, l’agence pourra générer le devis final, le contrat et le rétro-planning du projet.
#04 - Le zoning, les maquettes graphiques.
Le graphiste commence par soumettre une représentation basique des pages du site, appelée zoning ou wireframes, afin que le client puisse visualiser la structure générale de chaque page, son ergonomie, sa navigabilité. Une fois cette étape validée, il finalise l’aspect graphique du site avec des maquettes ou mock-ups. Elles ont un aspect proche de ce que sera le rendu final et contiennent l’identité graphique de l’entreprise.
Les choix du graphiste tiennent compte de son expertise. Ce professionnel prend en compte les contraintes techniques du web, les tendances, et l’image que l'entreprise doit refléter par rapport à sa cible.
#05 - La mise en place de l’espace de travail.
En parallèle au graphisme, la préparation de l’espace de travail est élaborée : réservation du nom de domaine, de la base de données, de l’espace sur le serveur d’hébergement, mise en place du CMS ... Création des boîtes mails et paramétrages.
Tout doit être prêt pour la phase d’intégration et de développement.
#06 - L’intégration du site (graphisme et développement).
Toutes les parties front-office et back-office commencent et sont visibles par les intervenants et le chef de projet.
Le thème personnalisé est créé selon les maquettes graphiques validées.
Les modules existants, correspondants au cahier des charges, sont installés et paramétrés.
L’arborescence, le menu et les différentes pages du site sont mis en place.
Pour toute fonctionnalité spécifique, le chef de projet aura prévu dans le cahier des charges une partie de développement de modules. En s’appuyant sur les consignes techniques et les zonings correspondants, le développeur construira le ou les modules prévus.
#07 - La phase de test, le recettage.
Le site paraît fin prêt. Mais que nenni!
Toute une batterie de tests et de vérifications est prévue.
C'est ce qu'on appelle le contrôle qualité.
Les accès sont donnés au client qui a lui aussi sa petite liste à cocher. Il vérifie également la conformité des demandes du cahier des charges.
#08 - L’intégration des contenus.
Pour la phase d’intégration des contenus, le client doit avoir fourni tous les textes, photos, et documents qu’il veut voir apparaître lors de la mise en ligne. Il y aura réfléchi depuis la signature du cahier des charges et aura eu tout le temps jusque là pour les fournir.
#09 - La formation au back-office.
Le client aura bientôt son site en ligne. Il est temps de lui passer la main, de lui montrer la totalité de ce qu'il peut faire, créer, modifier, supprimer...
Mais attention, le client n'est pas nécessairement un pro du web. Son métier n’est pas de créer des sites internet, et son outil de travail n’est pas nécessairement un ordinateur. Par conséquent, penser à lui fournir un support de formation du style "Gérer mon site : Pour les Nuls!" est bienvenu. Cela permettra, d'un, de rappeler au client comment appliquer ce qui lui aura été montré en formation; de deux, d'éviter au chef de projet les appels intempestifs pour accompagner le client à chaque modification.
Suite à la formation, 5 jours sont laissés au client pour s'entraîner à gérer lui-même l’administration de son site. Puis une dernière relecture est faite.
#10 - La mise en ligne.
Et bien non, il ne s'agit pas tout simplement d'appuyer sur un bouton on/off.
La mise en ligne est plus complexe. Il y a différentes tâches à accomplir telles que les statistiques à mettre en place, la soumission du site internet aux principaux moteurs de recherche, etc. Toute agence qui se respecte a son process de mise en ligne.
Le référencement naturel mis en place fera une partie du travail, mais pour être vraiment visible, rien de mieux que de faire la promotion du site par différents biais, dont celle du inbound marketing.
